Dateinamen als Teil eines standardisierten Prozess nutzen

Ich möchte in diesem Beitrag kurz mitteilen, wie effizient man wird, wenn man eine ordentliche und intelligente Ablagestruktur bzw. Dateibenennung führt.

In meiner beruflichen Lebenserfahrung als Kundenbetreuer musste ich sehr häufig, immerwieder, die gleichen Arbeiten abwickeln. Das nachfolgende Beispiel zur besseren Veranschaulichung.

Elektrobemusterung

Die Einladung

Der Kunde wird angeschrieben. Dazu nutzte ich meine Erwerberliste, geführt in Excel. Ich programmierte mir über Excel eine Möglichkeit, selbstgenerierte (aus den Angaben, die sich in den Zellen befanden), jedoch personalisierte Emails zu erstellen. Ich musste nur noch auf den Senden Button drücken, denn der Betreff stimmte überein (besaß sogar, die Wohneinheitenbezeichnung), die Anreden waren korrekt und der kurze Text mit Bitte um Rückruf war auch vorhanden.

Das Treffen

Vor Ort wurde dann der Standard Elektroplan durchgesprochen. Individuelle und besodere Änderungswünsche wurden besprochen und Ort im Plan eingetragen. Noch während des Gesprächs habe ich mittels meiner Excel Kalkulationstabelle die Minder- und Mehrmengen ermitteln lassen. Die Mehrkosten wurden dann sofort ermittelt. Meine selbstverfasssten und kundengenauen Vertragsbedingungen wurden entsprechend der Berechnung geändert (If-then- Befehle). In den meisten Fällen, gelang es mir - bereits im Gespräch die Elektrobemusterung durchzuführen.

Das Ergebnis

Das Ergebnis, also der geänderte Plan und das unterschriebene Angebot (Auftrag) wurde von mir direkt eingescannt, der Dateiname entsprechend intelligent gewählt.

WE 6.2.01 - freigegebener Elektroplan (1)

Mit der Wahl eines solchen Dateinamens ist es mir nun möglich gewesen, eine Email zu verfassen, in dem der Dateiname in die Betreffzeile des Email Programms implementiert wird (PDF X Change Viewer, Funktion: "per Email senden"). Mit der Nutzung von automatisch ergänzten Wortbausteinen, bei Eingabe von Buchstabenkombinationen, wurden dann somit auch ganze Texte im Outlook verfasst.

sgdh = Sehr geehrte Damen und Herren,

sgf = Sehr geehrte Frau

sgh = Sehr geehrte Herr

aesd = anbei erhalten Sie das o.g. Dokument zur weiteren Verwendung.

br = Bei Rückfragens stehe ich Ihnen gern jederzeit zur Verfügung.

Ich ersparte mir mit diesen Techniken häufig das unnötige Verfassen von individuellen Texten, sondern konzentrierte mich auf das systematische Abarbeiten der Tasks.

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